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為什么員工忙,而企業(yè)效率低

信息來(lái)源:Chinese websites | 發(fā)布時(shí)間:2021年05月24日

許多企業(yè)往往有這樣的怪現(xiàn)象出現(xiàn),企業(yè)內(nèi)幾乎每個(gè)人都很忙,幾乎每個(gè)部門都忙不過(guò)來(lái),但就是整體效率低下。而且也很難找出原因,不知該如何改善。本文從八個(gè)方面告訴你原因是什么?

 

一、流程有待完善

 

流程是企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)的基礎(chǔ)。一個(gè)企業(yè)的效率低下首先應(yīng)檢查企業(yè)的流程是否合理,是否簡(jiǎn)潔和高效,能否有改進(jìn)的地方,改進(jìn)的可能性有多大。

 

檢查流程應(yīng)首先檢查流程系統(tǒng)本身。組成企業(yè)的流程系統(tǒng)絕不是簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)鏈條,而是復(fù)雜的封閉的循環(huán)系統(tǒng),就像人體的血液循環(huán)系統(tǒng),包括:總系統(tǒng),各支系統(tǒng),各細(xì)支系統(tǒng),以及末梢系統(tǒng)。因此,檢查企業(yè)流程是否出問(wèn)題應(yīng)首先檢查企業(yè)流程的循環(huán)系統(tǒng):總系統(tǒng)、支系統(tǒng)、細(xì)支系統(tǒng)、末梢系統(tǒng)是否通暢;所有的系統(tǒng)連接起來(lái)是否形成閉合回路;有沒(méi)有斷裂、梗阻、栓塞的地方,有沒(méi)有冗余和不夠的地方,是否需要添加新的系統(tǒng)。其次,檢查流程循環(huán)系統(tǒng)是否格式化、模版化,是否流向穩(wěn)定,即方向的正確性和穩(wěn)定性,是否回流、亂流,流量是否合理穩(wěn)定,每一管道上的設(shè)計(jì)的流量是否合理,而實(shí)際流動(dòng)中是否達(dá)標(biāo)、超標(biāo)和不達(dá)標(biāo)。

 

流程檢查還應(yīng)包括檢查流程上流動(dòng)的內(nèi)容,流程流的是什么呢?近年來(lái)許多企業(yè)都在設(shè)計(jì)流程,再造流程,都在進(jìn)行流程優(yōu)化工作,那么流程上究竟流的是什么內(nèi)容呢?其實(shí)流程流的內(nèi)容很簡(jiǎn)單,概括起來(lái)有四方面的內(nèi)容。一是物流:企業(yè)日常業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)所涉及的物理性的東西和管理工作所涉及的所有的物理的內(nèi)容都要在流程上流動(dòng);二是信息流:伴隨企業(yè)的業(yè)務(wù)生產(chǎn)所帶來(lái)的內(nèi)外左右的信息都要通過(guò)流程來(lái)傳遞,同時(shí)伴隨企業(yè)管理的信息的上傳下達(dá)都要在流程上傳遞,上傳的是企業(yè)方方面面信息,下達(dá)的各級(jí)的命令;三是現(xiàn)金流:企業(yè)最低的邏輯目的就是贏利,企業(yè)的一切活動(dòng)的最基本訴求歸結(jié)為贏利,每一活動(dòng)都同時(shí)伴隨著資金的流動(dòng),所以流程上流的最基本的元素就是錢,每時(shí)每刻流程上流動(dòng)的最簡(jiǎn)單的符號(hào)就是錢;四是文化流:流程上流的是企業(yè)的個(gè)性和特色,是企業(yè)的文化,之所以企業(yè)能夠在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)上,被顧客識(shí)別出來(lái),關(guān)鍵的原因是企業(yè)的流程上流動(dòng)著企業(yè)的與眾不同的基因,流動(dòng)著企業(yè)的形象代言人——員工行為的方式方法,流動(dòng)著企業(yè)基本的價(jià)值趨向和理念。明白了流程上流的內(nèi)容,所以在檢查流程時(shí)還應(yīng)包括要檢查的內(nèi)容。

 

二、制度支持不力

 

檢查完流程后,再檢查制度。如果流程沒(méi)有什么問(wèn)題,那么檢查管理制度是否有利于促進(jìn)流程的實(shí)施,制度是否真的支持流程,是否支持流程上流動(dòng)的內(nèi)容,制度是否健全和完善。也許有很好的流程系統(tǒng),但是服務(wù)管理制度和業(yè)務(wù)管理制度不支持流程系統(tǒng),或制度之間相互掣肘和矛盾,或漏洞百出。是否所有的流程都有制度做保證,或制度的制訂有沒(méi)有充分尊重人文情懷,制度過(guò)于嚴(yán)格了,重罰等于不罰,大家變著法子鉆制度的漏洞,甚至集體對(duì)抗制度,制度過(guò)于寬松時(shí),約束力不夠。制度是用來(lái)約束人的,過(guò)嚴(yán)的制度和過(guò)寬松的制度均不利于流程系統(tǒng)正常的實(shí)施。如果說(shuō),流程是水的話,那么制度就是流水的管線,如果管子不嚴(yán)密,管子粗細(xì)搭配不合理,或管子根本沒(méi)有對(duì)接起來(lái),那么將直接影響系統(tǒng)流水。此外,還應(yīng)關(guān)注流程上流的內(nèi)容是否正確,內(nèi)容是否亂流?

 

三、監(jiān)管不到位

 

雖然企業(yè)有很好的流程,也有很好的全面的管理制度,但是沒(méi)有人監(jiān)管,或監(jiān)管不力,或監(jiān)管不到位,或監(jiān)管越位,或監(jiān)管手段落后,或監(jiān)管人員的素質(zhì)有問(wèn)題,或組織內(nèi)部的政治架構(gòu)復(fù)雜,這些都會(huì)大大降低整個(gè)組織系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)效率。流程和制度都是固化的,而監(jiān)管是靈活的,監(jiān)管必須按原則辦事,如果監(jiān)管者不能按原則辦事,辦事不公,會(huì)極大降低人們對(duì)流程和制度的忠誠(chéng),監(jiān)管者素質(zhì)低下,根本不懂得如何監(jiān)管,不知道監(jiān)管什么,怎么監(jiān)管,那么勢(shì)必會(huì)造成監(jiān)管無(wú)力。監(jiān)管無(wú)力會(huì)導(dǎo)致不知道大家都在忙什么,是否忙得對(duì)了,忙得是否有必要,是否在真正的忙,或忙到點(diǎn)子上;或者監(jiān)管過(guò)于嚴(yán)格和僵化,不知道原則和靈活相結(jié)合,固守過(guò)時(shí)的落后的管理制度,那么將極大地限制人們的積極性和創(chuàng)造性,甚至為了迎合監(jiān)管,去忙些不必要的事情,甚至是勞而無(wú)功。身處高位的人如果沒(méi)有被監(jiān)管的意識(shí),會(huì)超越監(jiān)管,那么監(jiān)管力量將大大削弱,大家忙些監(jiān)管以外的事情,沒(méi)有得到處罰,甚至是領(lǐng)導(dǎo)帶頭忙超越流程和制度的事情,這樣會(huì)使大家更忙而無(wú)序。

 

四、技術(shù)手段不匹配

 

大家都很忙,都喊累,但整體效率不高的第四個(gè)原因是管理手段問(wèn)題,正常情況下是管理手段落后,管理手段落后會(huì)極大限制企業(yè)的管理效率,體現(xiàn)在生產(chǎn)設(shè)備的效率落后,先進(jìn)的生產(chǎn)設(shè)備自然是工作效率高,尤其在制造業(yè)里最明顯,先進(jìn)的設(shè)備不僅效率高而且工作質(zhì)量也有保證,同樣是電腦,286486的運(yùn)行速度和工作品質(zhì)是天壤之別;更重要的是設(shè)備太落后時(shí)會(huì)影響到人的情緒,而人的情緒是相互傳染的,進(jìn)而影響到人的工作積極性。同樣是傳輸信息,人類走過(guò)了人工傳遞、動(dòng)物傳遞、烽火傳遞、機(jī)械傳遞、電子傳遞的進(jìn)化過(guò)程,現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的傳遞速度更是驚人的高效。在企業(yè)組織里,同樣是信息傳遞,寬帶和撥號(hào)上網(wǎng)的速度也有成倍的差別,同樣是寬帶,不同的帶寬也決定著信息的傳輸速率,而且企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用得好也會(huì)極大地提高工作效率。

 

另外,技術(shù)手段太超前時(shí),也會(huì)限制企業(yè)內(nèi)部的工作效率,這是因?yàn)槠髽I(yè)的環(huán)境不支持設(shè)備的運(yùn)作,影響設(shè)備的正常工作能量的發(fā)揮,因此,放著很好的設(shè)備反而用不上,用時(shí)又發(fā)揮不出它應(yīng)有的效率,而且在與其他流程環(huán)節(jié)對(duì)接時(shí)提高了工作成本,降低了工作效率,因?yàn)?,任何生產(chǎn)技術(shù)設(shè)備都要放置在客觀的物理環(huán)境之中,都需要客觀環(huán)境的配套才能發(fā)揮作用。

 

當(dāng)然,管理技術(shù)手段要不僅要與企業(yè)的實(shí)際環(huán)境相適應(yīng),而且應(yīng)與企業(yè)的外部環(huán)境相適應(yīng),企業(yè)內(nèi)部的局部工作效率高,但與之對(duì)接的外部環(huán)境的工作效率低,大家只能處在無(wú)休止的無(wú)奈等待之中,如你的服務(wù)客戶是一家工作效率極低的國(guó)有企業(yè),盡管企業(yè)內(nèi)部的工作人員很努力,但你無(wú)法掌控改變必須與你對(duì)接的外部環(huán)境,所以你的工作效率也就慢下來(lái)。

 

早期的結(jié)算都是人工結(jié)算,而現(xiàn)在大多是電算化結(jié)算,工作效率大大提高了。

 

五、員工的職業(yè)素質(zhì)不高

 

員工的職業(yè)素質(zhì)也極大地決定著工作效率,員工的職業(yè)素質(zhì)就是整體員工的職業(yè)品質(zhì)。什么是品,品就是員工與工作有關(guān)的社會(huì)屬性,主要是指員工與工作有關(guān)的職業(yè)道德,中國(guó)育人的標(biāo)準(zhǔn)就是德智體美勞,用人的標(biāo)準(zhǔn)就是德才兼?zhèn)?,考核人的?biāo)準(zhǔn)就是德能勤績(jī),無(wú)論是培養(yǎng)人、選用人、考核人都是與德有關(guān)的,而且德是第一位的,所以經(jīng)常說(shuō),品德是非常重要的。質(zhì)是指什么?質(zhì)是指與職業(yè)崗位有關(guān)的自然屬性,是與職業(yè)崗位相關(guān)的職業(yè)意識(shí)、知識(shí)、技能、智慧、資源等。員工的質(zhì)是至關(guān)重要的,而其中的職業(yè)意識(shí)是最重要的,職業(yè)意識(shí)是什么呢?就是指身處職業(yè)崗位上的人應(yīng)該知道自己該干什么和怎么干,這就是為什么大學(xué)生剛畢業(yè)的時(shí)候,不知道干什么和怎么干的原因所在,因?yàn)樗麄儚膩?lái)沒(méi)有參加過(guò)工作,所以不可能有較多的職業(yè)意識(shí)。有些企業(yè)之所以效率低下,就是與企業(yè)員工的品質(zhì)有關(guān),尤其與質(zhì)有關(guān),一個(gè)質(zhì)地很好的員工,其工作效率可能是一般員工的兩倍、三倍、甚至10倍以上,更重要的是工作的質(zhì)量不一樣,質(zhì)地普通的員工在短時(shí)期內(nèi)無(wú)論如何勤奮和努力是不能趕上和超越質(zhì)地很好的員工的。布置同樣的工作,質(zhì)地優(yōu)異的員工可能一天之內(nèi)就完成了,而質(zhì)地差的員工非常努力,一周后才完成了,而且工作質(zhì)量根本不可能與質(zhì)地好的員工同日而語(yǔ)。僅從花費(fèi)的時(shí)間量來(lái)說(shuō)就有七倍的差距,那么同一崗位質(zhì)地好的員工顯然不可能有普通員工七倍的薪金待遇,更不用考量質(zhì)的差距了。當(dāng)然在長(zhǎng)期平均思想的支配下,員工的待遇都差不多,自然那些質(zhì)地優(yōu) 秀的員工會(huì)逐漸流失了,沉淀下來(lái)質(zhì)地一般的員工,但這些員工雖然職業(yè)道德很好,非常勤奮努力,但企業(yè)的整體的工作效率低下。

 

破解辦法:培訓(xùn)和引進(jìn)質(zhì)地好的員工并舉,適當(dāng)拉開(kāi)薪資差距。

 

六、企業(yè)主管的管理能力有限

 

俗話說(shuō),“兵熊熊一個(gè),將熊熊一窩。”每位員工都很努力,企業(yè)整體效率差的第六個(gè)原因是企業(yè)的高級(jí)管理人員的管理能力有問(wèn)題。盡管大家都十分忙,但由于高級(jí)管理人員能力有限,不具備戰(zhàn)略上布局謀篇,不會(huì)戰(zhàn)術(shù)上指揮調(diào)度協(xié)調(diào),更不能很好地識(shí)人、用人,不能有效地充分利用有限的資源,不能夠做到知己知彼,知天知地,所以,造成在錯(cuò)誤的時(shí)間、錯(cuò)誤的地點(diǎn),用很優(yōu) 秀的士兵打錯(cuò)誤的戰(zhàn)役,失敗肯定是必然的。這在戰(zhàn)場(chǎng)上體現(xiàn)得十分明顯,為什么有的將軍能持續(xù)打勝仗,而有的將軍就是白白葬送良好的戰(zhàn)機(jī)和士兵的生命,這種例子舉不勝舉。所以,作為企業(yè)的主管,尤其高級(jí)主管,千萬(wàn)注意不要讓員工無(wú)為的勞作,要知道你的一個(gè)指令將會(huì)傳導(dǎo)到基層,各級(jí)員工都會(huì)為你的指令而忙,忙了半天沒(méi)有效果,是無(wú)為的勞作,甚至是錯(cuò)誤的,負(fù)面的勞作,領(lǐng) 導(dǎo) 者自身又不敢承擔(dān)責(zé)任,試想其結(jié)局會(huì)是如何的糟糕?!如果這樣的次數(shù)多了,員工也就疲了,主管者的智慧也就沒(méi)有效用了。然而大家又不能違抗上級(jí)的命令,怎么辦?員工就會(huì)兵來(lái)將擋,你有千條令我不行,我就忙掃自己的門前雪,大家都在忙,其實(shí)是各自忙各自的,裝著忙的樣子給上級(jí)主管看,一級(jí)騙一級(jí)。還有一種情況就是朝令夕改,作為企業(yè)主管,做決策前不慎重,或決策力不夠,或耳根子軟,做了決策發(fā)布指令后又感覺(jué)原來(lái)決策不好,想修改決策,于是出現(xiàn)決策指令正在實(shí)施過(guò)程中,隨意、隨時(shí)、隨便、隨機(jī)修改指令,導(dǎo)致企業(yè)的隨意文化,剛開(kāi)始下屬對(duì)此不舒服,時(shí)間長(zhǎng)了摸透了上司的秉性和行事風(fēng)格,盡管上司發(fā)布了命令,擔(dān)心上司修改指令,于是開(kāi)始佯動(dòng)而不真動(dòng),上司看下屬在動(dòng)也就心滿意足了,可就是遲遲不出結(jié)果,沒(méi)有效率。

 

七、“忙”文化的導(dǎo)向作用

 

企業(yè)文化的導(dǎo)向也將影響著企業(yè)整體的效率。如果企業(yè)鼓勵(lì)個(gè)人英雄主義,不注意培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)和協(xié)同作戰(zhàn)能力,那么盡管每個(gè)人都想當(dāng)英雄,每個(gè)人都很忙,但是大家沒(méi)有養(yǎng)成協(xié)同作戰(zhàn)的意識(shí)和習(xí)慣能力,個(gè)人之間存在著工作的邊界、部門之間存在著工作疆界。更為嚴(yán)重者,擔(dān)心他人可能成為英雄,而影響自己成為英雄,于是掣肘他人,甚至人為給他人和其他部門工作使絆兒,這都將影響到整體工作效率。如果企業(yè)倡導(dǎo)忙的企業(yè)文化,那么企業(yè)必將為忙而忙,這在一些成長(zhǎng)型企業(yè)特別明顯,老板最看不慣的就是大家閑,員工一閑,老板的心里就堵得難受,于是就表現(xiàn)在言行上,不問(wèn)員工是否完成了任務(wù)。雖然有的老板不直接說(shuō)閑的員工,而是轉(zhuǎn)彎抹角地去表?yè)P(yáng)忙的員工,尤其重點(diǎn)表?yè)P(yáng)加班加點(diǎn)的員工,有些員工之所以加班加點(diǎn),是因?yàn)橘|(zhì)地不行,上班時(shí)間忙不到點(diǎn)子上,瞎忙,忙而無(wú)序;而有的人就這工作習(xí)慣,愛(ài)下班干活;更有甚者是品質(zhì)問(wèn)題,故意加班給老板看的,老板又不經(jīng)常在企業(yè)里面,發(fā)現(xiàn)了加班者就表?yè)P(yáng),那么在老板的這種鼓勵(lì)忙、鼓勵(lì)加班的文化指導(dǎo)下,企業(yè)就開(kāi)始為忙而忙,而不是為結(jié)果而忙,結(jié)果是越忙越受到老板的表?yè)P(yáng),越表?yè)P(yáng)人們就會(huì)越忙,就會(huì)出現(xiàn)“宮女多餓死”的現(xiàn)象,結(jié)果忙而無(wú)效。

 

不鼓勵(lì)純粹的個(gè)人英雄主義,應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)協(xié)同作戰(zhàn)的團(tuán)隊(duì)意識(shí);不要只關(guān)注形式上的忙和加班,改變“忙”文化,應(yīng)當(dāng)關(guān)注效率,應(yīng)當(dāng)把每個(gè)人的工作安排細(xì)化,在規(guī)定的時(shí)間完成規(guī)定動(dòng)作(規(guī)定任務(wù))。把關(guān)注形式轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)注結(jié)果和過(guò)程相結(jié)合上來(lái)。注意不能走上另一極端——只關(guān)注結(jié)果,只關(guān)注結(jié)果會(huì)出現(xiàn)為結(jié)果而結(jié)果的現(xiàn)象,那會(huì)導(dǎo)致更惡劣的企業(yè)文化。

 

八、企業(yè)戰(zhàn)略定位及方向有問(wèn)題

 

之所以大家都很忙,而企業(yè)整體效率低下的另外一個(gè)原因就是企業(yè)的戰(zhàn)略定位和戰(zhàn)略導(dǎo)向有問(wèn)題。俗話說(shuō),“男怕入錯(cuò)行,女怕嫁錯(cuò)郎”,作為一個(gè)企業(yè)組織最怕的也是入錯(cuò)了行,企業(yè)現(xiàn)有的組織綜合資源不支持企業(yè)開(kāi)拓某一領(lǐng)域,而企業(yè)的戰(zhàn)略制定者自認(rèn)為可以,結(jié)果誤進(jìn)行業(yè),這樣的話,無(wú)論員工多忙,都無(wú)法產(chǎn)生客觀的效益,累死也夠不著。當(dāng)然,企業(yè)在戰(zhàn)略上除了行業(yè)戰(zhàn)略定位錯(cuò)位以外,還有目標(biāo)顧客定位、商域定位、經(jīng)營(yíng)模式定位等定位上出問(wèn)題,無(wú)論是那一方面定位出問(wèn)題,都將影響企業(yè)整體的效率和效益,大家都很忙,就是看不到效益,當(dāng)然也就沒(méi)有效率。企業(yè)在戰(zhàn)略方向上容易出的問(wèn)題是戰(zhàn)略方向錯(cuò)誤和戰(zhàn)略方向不定。如果是戰(zhàn)略方向錯(cuò)誤,整個(gè)是南轅北轍,無(wú)論員工如何忙,也都是負(fù)效益和負(fù)效率;如果是戰(zhàn)略方向搖擺不定,忽左忽右,盡管員工很忙,但盡做重復(fù)的勞動(dòng)和無(wú)謂的勞動(dòng),談何效率和效益。